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Tendencias y gestión de la empresa tecnológica en el siglo XXI.

Lúcido

Claves para una mejor coordinación de equipos en tiempos de teletrabajo

Carlos Sánchez Magdalena


En esta época del covid-19 nos ha tocado vivir una revolución en nuestra manera de comunicarnos. Estamos acostumbrados a estar frente a frente y mantener una relación cercana en la que nos vemos, nos tocamos (en el buen sentido de la palabra, abrazos, apretones de manos, etc..) y podemos interpretar las reacciones de las personas que tenemos enfrente.


Tomarse un café, disfrutar de un momento de relax con una charla agradable o simplemente desahogarnos con un compañero, se ha convertido en algo complicado. Estamos en una nueva normalidad, en la que pasamos más tiempo teletrabajando en casa y, cuando salimos, nos tenemos que poner las mascarillas y ser responsables, lo que dificulta mucho la comunicación entre compañeros. Muchos de vosotros seguro que echáis de menos esos ratos de compañerismo, ¿verdad?


Ahora la mayoría de reuniones se hacen a través de sistemas de videoconferencia, generando un poco de distancia entre los miembros del equipo.

Los métodos de comunicación durante estos últimos meses han cambiado de manera drástica. Ahora la mayoría de reuniones se hacen a través de sistemas de videoconferencia, generando un poco de distancia entre los miembros del equipo. Esto está creando un nuevo paradigma que nos afecta de muchas maneras a la hora de relacionarnos. Mucha gente no enciende la cámara de su ordenador, problemas de conexión, la wifi, los niños, mi marido, mi mujer, distracciones y un largo etc. Nos desborda y complica para mantener una buena y saludable comunicación.


El no tener experiencia en comunicarnos en situaciones como la que estamos viviendo, hace que tengamos malas prácticas a la hora de enfrentarnos a una reunión online, o que mantengamos el mismo nivel de cercanía que teníamos en nuestro día a día, cara a cara.


En este articulo os proponemos algunas buenas prácticas para que puedas gestionar tus reuniones online de manera más eficiente, además de para poder recuperar en parte, esas cosas que echas de menos en la comunicación con los compañeros de trabajo.


  • Intenta tener un moderador. Las reuniones online, suelen ser un poco más complicadas, cuando hablan dos personas a la vez es difícil entender lo que dicen. Esto se soluciona con un moderador que facilite cualquier tipo de reunión online. Incluso puede ser un rol que se vaya rotando dentro del equipo, así todos adquieren experiencia en facilitación.


  • Elige una buena herramienta de videoconferencia, hay muchas:

o Piensa que sea segura para poder mantener los niveles de confidencialidad

o Si es gratuita mejor, pero presta atención a las limitaciones que hay

o Procura que tenga buena conexión y dé los menos problemas posibles

o Que te permita compartir pantalla con tus compañeros

o SI vas a grabar la reunión, pregunta siempre por el consentimiento de los asistentes.


  • Se puntual. Ya que estamos a distancia, muchas veces se hace difícil esperar a otros compañeros, ¿tendrán conexión?, ¿algún problema casero? Y además es una cuestión de respeto hacia los demás. Es una buena práctica conectarse 3 o 4 minutos antes para comprobar que todo funciona bien y no gastar tiempo de la reunión.


  • Mantener el contacto diario ayuda a no distanciarnos de nuestros compañeros. Pueden ser reuniones cortas, en las metodologías agiles, como Scrum. Se tiene una reunión diaria de 15 minutos donde los miembros del equipo se actualizan unos a otros contándose que están haciendo. Esto contribuye a que el contacto sea constante y ayuda al equipo a estar al día en sus tareas.


  • Una propuesta que funciona muy bien es programar un café virtual con el equipo, de entre 15 y 20 minutos a la semana, donde se hable de cosas más personales (hobbies, intereses, etc.). Esto permite conocer mejor a nuestros compañeros de equipo y a construir una relación más cercana, aunque sea a través de videoconferencia.


  • Una recomendación que suele funcionar muy bien es utilizar entre 30 minutos y 1 hora al mes para hacer una retrospectiva. Esto significa que una vez al mes el equipo reflexiona junto sobre lo que ha pasado durante el mes y buscan puntos de mejora dentro del equipo. Estas reuniones suelen acercar posiciones encontradas, contribuyen a generar confianza con el resto de miembros del equipo y a que mes a mes las mejoras sean visibles.


Esperamos que estas recomendaciones te ayuden a mejorar tu comunicación con tus compañeros de trabajo mientras estamos en esta situación de teletrabajo, incluso te pueden dar alguna idea para que organices tus propias reuniones buscando esa cercanía con los compañeros.


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Keys to better team coordination in times of remote working


In this Covid-19 era, we have had to revolutionize our way of communicating. We are used to face to face contact and maintaining close relationships - seeing each other, having physical contact (in the good sense of the word - hugs, handshakes, etc.) and therefore being able to interpret the reactions of people around us.


Having a coffee, enjoying a moment of relaxation with a pleasant chat or simply letting off steam with a workmate has now become a fairly complicated task. We are in a new normal in which we spend more time working from home and, when we do go out, we have to wear masks and be responsible, which makes communication with others very difficult. We're sure that many of you are missing those moments of companionship and camaraderie.


Communication methods have changed dramatically in recent months. These days, most meetings are carried out via videoconferencing systems, creating a certain amount of distance between team members. This has led to a new paradigm which affects us in many ways when it comes to interacting with each other. Many people do not turn on their computer camera, there are connection problems, Wi-Fi, children, my husband, my wife, distractions...the list is endless. It can feel overwhelming and makes it difficult to maintain good, healthy communication.


Lack of experience with regard to communicating in situations like the one we are currently experiencing can result in bad practices when facing an online meeting or trying to maintain the same level of closeness that we previously had in our day to day, face to face interactions.


In this article, we will give some suggestions for good practices so that you can manage your online meetings more efficiently, in addition to being able to partially recover those things that you might miss when communicating with coworkers.


  • Try to have a moderator. Online meetings are usually a bit more complicated and when two people speak at the same time, it's difficult to understand what they are saying. This can be solved by having a moderator that facilitates and guides any type of online meeting. Team members could even take it in turns to assume this role, so that everyone gains experience doing it.


  • Make sure you choose a good video conferencing tool, as there are many possibilities:

  • It should be considered sufficiently secure to protect confidentiality and privacy

  • It’s preferable if it’s free, but pay attention to its limitations

  • Ensure a good connection to give you the fewest possible problems

  • It should allow screen-sharing with your colleagues

  • IF you are going to record the meeting, always ask the attendees for their consent.


  • Be punctual. Now that we are remote working, it is often difficult waiting for other colleagues. Will they be able to connect? Will they have any problems at home to deal with? It is also a matter of respect for others. It is good practice to connect 3 or 4 minutes in advance to check that everything is working so as not to waste time in the meeting itself.


  • Maintaining daily contact helps us not to drift apart from our colleagues. This can be in the form of short meetings, using agile methodologies like Scrum. There should be a daily 15 minute meeting where team members update each other on what they are doing. This contributes to maintaining constant contact and helps the team stay up to date on their tasks.


  • One idea that works very well is scheduling a virtual 15-20 minute coffee break with the team every week, in which team members talk about more personal matters such as hobbies, interests, etc. This allows us to get to know our colleagues better and to build closer relationships, even if it's via videoconferencing.


  • Another recommendation that usually works very well is to use between 30 minutes and 1 hour every month to do a retrospective. This means that once a month, the team reflects together on what has happened during that month and discusses what could be improved within the team. These meetings usually bring together opposing views, help to build trust among team members and highlight monthly improvements.


We hope that these recommendations help you to improve communication with your coworkers in this remote working environment. They could even give you some ideas on how to organize your own meetings to achieve and maintain that feeling of closeness with them.


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