Rocío Martínez
Subdirectora de Irium
Una de las principales preocupaciones de cualquier organización es garantizar que sus empleados están actuando conforme a las directrices de la organización y cumplen estrictamente con la legalidad en el seno de ella.
Aunque podría entenderse como una falta de confianza por parte de la Dirección, en realidad no es tan difícil que se produzcan ciertas irregularidades en el seno de la empresa si todo se deja al azar bajo la premisa del "si todo el mundo ya sabe lo que tiene que hacer".
¿Sería extraño que un comercial llevara a comer a un cliente para celebrar el cierre de un buen negocio y que en el entusiasmo de la jornada acabaran con mariscada y copas a cuenta de la empresa? ¿o qué un desarrollador de software, para gestionar mejor sus proyectos, se descargase en el portátil de la empresa un software sin licencia que solo él va a utilizar? ¿o, más de actualidad, que un empleado baje en el ascensor con varias personas más sin usar mascarilla ni guardar la distancia social? No nos resulta extraño visualizar estas situaciones. Pues bien, todas ellas pueden ser constitutivas de infracción o delito.
Para una organización resulta crucial que todos los miembros de su plantilla sean capaces de identificar estos comportamientos y dispongan de los mecanismos necesarios para que dichas situaciones se pongan en conocimiento de la Dirección para poder solucionarlas.
La dificultad, por tanto, no radica en cómo puede obligar una organización a cumplir las leyes a sus empleados sino en cómo lograr que toda la plantilla haga suya esta responsabilidad y la interiorice como parte de su identidad.
En este desafío radica la verdadera dificultad de los sistemas de Compliance, que tan de moda se pusieron a consecuencia de un cambio legislativo y que ahora forman parte de las funciones del área jurídica de cualquier empresa. De nada sirve contratar al mejor bufete externo que analice cada riesgo legal intrínseco a la operación de la compañía, que diseñe un programa documental con detalle o redacte unas bonitas políticas que colgar en la intranet, si no se acompaña de una firme voluntad de la Dirección por implicar a toda la organización en el sistema. Para lograrlo hay claves que pueden ayudarnos:
Explicar a cada miembro de la organización con terminología sencilla y amigable los riesgos que implican y como reconocerlos.
Generar un clima de confianza que elimine el estigma cultural del efecto “chivato”. No se trata de denunciar a un compañero frente a la Dirección acerca de un comportamiento ilícito sino de ser conscientes de que si se ha producido ese comportamiento es porque había un problema subyacente que hay que identificar y resolver (desinformación, una necesidad no satisfecha, un objetivo inalcanzable, una oportunidad mal gestionada…).
Mantener un canal de comunicación abierto, con actualizaciones periódicas de información y formación, que permita la entrada en esta cultura Compliance a las nuevas incorporaciones.
Al final, el cumplimiento legal no es más que el aseguramiento de que todos jugamos con las mismas reglas, es un beneficio de todos y por tanto una responsabilidad compartida.
Playing a clean game is about everybody´s choice
One of the biggest concerns of every organization is to make sure that their employees are performing according to the organizations’ directions and that they strictly follow them while respecting the legalities involved.
Although it could be understood as a lack of trust from the Management Department, in reality, it’s not so difficult for some irregularities to appear inside the company, especially if we acquire the attitude of thinking that “everybody knows what they have to do”.
Would it be weird for a salesperson to take a customer to dinner in order to celebrate closing a deal, knowing that the working hours will end with a seafood platter and drinks on behalf of the company? Or what if a software developer, in order to develop their projects, downloads unlicensed software onto the company laptop that only he will use? Or how about if, more recently, an employee taking the elevator with several more people without wearing a mask or keeping social distance? Is it so hard to imagine these situations? Well, all of them can be considered crimes or offences.
For an organization, it’s crucial that all working members are capable of identifying those behaviours and that they have the specific tools to deal with them and pass on that information to the Management Department in order to provide a solution.
The difficulty, indeed does not lie in how you can push an organization to abide by the law, but in how you can make human talent internalize that responsibility and take it on as part of their identity.
In this challenge lies the real difficulty of compliance systems, which are so fashionable as a result of legal change that is now part of legal department roles in any company.
There is no point in hiring the best outside firm to analyse every legal risk intrinsic to the company’s operations and to design a documentary program in detail or write up some nice policies to post online if it is not accompanied by a firm willingness of the Managing Department to involve the whole organization in the system. To achieve this, there are some useful tips:
• Explain the risks involved and how to recognize them to each member of the organization by using simple and friendly terminology.
• Create a trusting environment that removes the cultural stigma of the "snitch" effect. It is not a question of tattling on a colleague to the manager about inappropriate behaviour, but being aware that, if such weak performance has occurred, it is because there was an underlying problem that must be identified and resolved, such as misinformation, an unmet need, an unattainable goal or a poorly managed opportunity.
• Maintain an open communication channel with regular updates of information and training that allows for the fostering of this compliance culture among the new additions to the company.
In the end, legal compliance is nothing more than ensuring that we all play by the same rules. It is a benefit for everyone and therefore a shared responsibility.
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